Urgente e importante

 Últimamente estoy tan liada con mi trabajo, con un ritmo tan frenético que me ha llevado a concentrarme más en las cosas urgentes que en las verdaderamente importantes, entre ellas cuidar y mimar mi blog. Algo parecido nos pasa a todos en un momento dado. Lo bueno, es parar, reflexionar sobre la situación y actuar en consecuencia para remediarlo.

  Discernir entre urgente e importante, y dar prioridad a las tareas primordiales, es un tema apasionante. Como muy bien explica Stephen Covey en sus “7 hábitos de la gente altamente efectiva” (libro que recomiendo encarecidamente, ver sección de libros), el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos  a nosotros mismos. Y es cierto, ya que somos nosotros los que buscamos unos resultados concretos y para ello nos marcamos unas expectativas (más o menos altas) sobre ellos.

  Definamos primero lo que es urgente para nosotros: quizás aquello que necesita de nuestra atención inmediata, algo que no puede esperar hasta mañana. Necesitan de una acción inminente y muchas veces complacen más a otros que a nosotros mismos.

  Por otro lado está lo importante, que son aquellos asuntos cuya repercusión afecta más a nuestras metas a largo plazo, a lo que de verdad es significativo y valioso para nosotros, pero que como no suelen ser urgentes, no les prestamos toda la atención que requieren, lo que puede llevar a que con el tiempo, también se conviertan en urgentes.

  Covey nos presenta la siguiente matriz de administración del tiempo:

  El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE,  es en el que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas actividades son importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas acuciantes, proyectos con fecha límite, reuniones,…Cuanto más nos centramos en éste cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.

  El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE,  el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad.

  El cuadrante III es el  URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo ( a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I), Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes,

  El cuadrante IV es el  NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la perdida de tiempo, a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes,..

Tras reflexionar sobre ésta matriz, es hora de plantearse algunas preguntas:

¿Dónde pasaste la semana pasada la mayor parte de tu tiempo? ¿En qué cuadrante?

¿Qué cosas importantes no recibieron su tiempo y atención?

¿Cuál es la actividad que sabes que si la desempeñaras con excelencia y sin descanso habría redundado en importantes resultados positivos en su vida personal/profesional?

Y si sabes todo esto ¿Por qué no lo haces?

Por que no son urgentes ni acuciantes. No actúan sobre ti, eres tú el que tiene que actuar sobre ellas.  Por ello, es importante recordar:

MANTENER PRIMERO LO PRIMERO

Sin jardinero no hay jardín.

Feliz semana a todos,

Lola Sánchez

www.ideacoaching.es

5 Respuestas a “Urgente e importante

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